Livret d’accueil de  [La boîte à mots] 

MAJ 16.07.2025

Bienvenue sur le livret d’accueil de  [La boîte à mots], organisme de formation dédié aux métiers de la communication. Ce livret d’accueil a pour vocation de vous présenter l’ensemble des moyens mis à votre disposition par LA BOITE A MOTS – SASU pour vous permettre de suivre sereinement votre formation et/ou de réussir notre collaboration dans le cadre d’activité de conseil.

Pour toutes questions administratives, contractuelles ou pédagogiques vous pouvez joindre :
Émilie au 06 63 45 02 08 ou par mail : emilie@laboiteamots.fr


SOMMAIRE DE LA PAGE
I charte qualité et de fonctionnement (dont notre organigramme fonctionnel et nos modalités de recrutement)
I registre d’accessibilité
I règlement intérieur

Ou accéder directement sur d’autres pages du site Internet de [La boîte à mots]
I à notre certificat QUALIOPI
I aux conditions générales de vente
I aux conditions générales d’utilisation (y compris de l’espace client)
I à notre catalogue de formations
I à notre charte déontologique

Charte de qualité et de fonctionnement du pôle Formation de [La boîte à mots]

[La boîte à mots], SASU immatriculée 85002318500018 au RCS de Toulon le 18-04-2019 au capital de 1000 € APE 7021Z, est un organisme de formation certifié Qualiopi au titre de la catégorie « Actions de formation ». Vous pouvez accéder à notre certificat Qualiopi N°QUA22070014 en cliquant ici Lien vers notre certificat Qualiopi.
Notre déclaration d’activité est enregistrée sous le numéro 93830628483 du préfet de région Provence-Alpes-Côte-d’Azur (OF-Direccte) (Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État) 
Siège social de l’entreprise : 3047 avenue de la résistance 83000 Toulon – Tel : 06-63-45-02-08 

Notre offre de formations est disponible sur notre site web :  www.laboiteamots.fr, page Pole Formation. Des formations peuvent également être développées à la demande.

Organigramme fonctionnel
Les fonctions de : dirigeante, consultante, formatrice, responsable pédagogique, responsable administrative sont assumées par sa présidente, Emilie Tranchant.
Certaines fonctions clés sont externalisées, notamment la comptabilité, le conseil juridique et l’animation de certaines formations.
[La boîte à mots] a également recours à des experts pour compléter son approche pédagogique.

La Boîte à Mots s’engage à :
I Expliquer clairement les objectifs de la formation et préciser le public visé à toutes les personnes faisant la demande directement ou indirectement (site internet, distribution ou envoi du guide de formation, prise de rendez-vous physique et téléphonique).
I Accompagner les apprenants dans leur formation afin qu’elle se réalise dans un environnement positif, permettant ainsi une assimilation plus aisée des connaissances et favorisant leur employabilité
I Mettre à disposition tous les moyens techniques et humains nécessaires au bon déroulement de la formation tel que défini dans la convention de formation.
I Employer des formateurs experts dans le domaine concerné grâce à leur expérience professionnelle, leurs qualifications, leurs formations continues (séminaires, Mooc, FOAD…) et/ou leurs publications et recherches (articles, livres…).
I Porter à la connaissance des demandeurs les dernières formations, CV et diverses compétences des formateurs.
I Adapter annuellement la formation en fonction des changements du marché et de ses acteurs, en fonction des remontées des apprenants.
I Tenir compte des appréciations des apprenants précédents (questionnaires) dans l’organisation de la formation, dans sa mise à jour et dans le contrôle des compétences pédagogiques du formateur.
I Adapter les dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires dans la mesure de nos moyens.

Processus de mise en place d’une formation
Le protocole interne et les outils propriétaires de [La boîte à mots] assurent une qualité homogène sur l’ensemble des prestations. Les sujets de nos formations sont définis en fonction des besoins du marché.
Avant chaque session : le formateur ou le responsable pédagogique mène un entretien individuel avec les apprenants, ou avec le commanditaire, afin d’adapter les exercices et études de cas aux objectifs professionnels définis.
Un questionnaire d’évaluation est ensuite remis aux participants et/ou au commanditaire ; les réponses sont analysées collectivement pour optimiser en continu le dispositif.  Un débriefing est organisé pour recueillir le retour du formateur, répondre aux questions des apprenants et acter les améliorations proposées. 

Équipe pédagogique et processus de recrutement
[La boîte à mots] est composée d’un responsable qui cumule fonctions administrative et pédagogique : Émilie Tranchant.
Selon les besoins, nous faisons appel à des prestataires – sous-traitants ou salariés en CDD. Ces formateurs extérieurs interviennent également selon les sujets pour créer et/ou animer des capsules spécifiques. Ils sont missionnés au vu de leurs compétences et expériences professionnelles. Chaque programme de formation fait mention du nom du formateur et s’il est extérieur, sa société.

Leur recrutement se fonde sur leur professionnalisme et leur expertise. Afin de garantir une approche résolument tournée vers la pratique, tous sont des professionnels en activité plutôt que des formateurs exclusifs. Ils suivent une formation initiale obligatoire (Formation formateur) et bénéficient d’un suivi annuel qui entretient leurs compétences. Ils font l’objet d’une évaluation annuelle pour évaluer leurs compétences.

Pour démontrer leur conformité au référentiel Qualiopi, les intervenants doivent fournir :
– un NDA ;
– un contrat de prestation ;
– une copie de leurs diplômes ;
– les justificatifs de leur formation continue annuelle : certifications, participations à des événements, suivi de masterclass ou webinaires, achats d’ouvrages spécialisés, abonnements à des newsletters, etc.

En outre, ils doivent appliquer l’ensemble de nos procédures d’accompagnement. (Tous les formateurs/experts adhèrent strictement à la charte qualité qui est détaillée dans la convention de prestations de services de formation). 

Après chaque session, une restitution à la fois orale et écrite est réalisée, garantissant un suivi qualité et une amélioration continue.

Pour certaines formations nous avons recours (en plus du formateur dédié) à des experts, qui ne sont pas nécessairement formateur pour compléter le processus pédagogique. Il ne leur ai pas demandé de diplôme spécifique en pédagogie.

Modalités pédagogiques
Les formations sont constituées de sessions théoriques et pratiques en alternance, de séances de travail individuel d’application des connaissances et, selon le thème, accompagnées de travaux pratiques individuels et/ou collectifs.
Pour toutes les formations, nous remettons des supports de la formation (livre blanc, fiche outil, cahier de l’apprenant, etc.). En cas de mise à disposition d’un espace formation dans notre espace client, celui-ci sera disponible 24/24 et 7/7 depuis votre ordinateur ou votre mobile. Des ressources utiles sont également disponibles sur le Pôle Recherche de la [La boîte à mots].
Tout type de formation propose des évaluations de fin de programme. Elles varient selon le type de formation : individuelle, collective, E-learning, intra, etc. Les modalités d’évaluation sont indiquées sur le programme de formation.

Parcours de vente 
A votre inscription, vous serez contacté par le formateur et/ou le responsable administratif LA BOITE A MOTS – SASU afin :
– de valider vos prérequis à l’entrée de la formation
– de valider vos objectifs et vos attentes
– de connaître vos connaissances/compétences visées 
– de connaître d’éventuels souhaits pédagogiques 
– définir les dates de sessions

La convention de formation sera éditée par la suite avec intégration du programme détaillé de la journée, mettant en parallèle les objectifs de formation, les modalités pédagogiques envisagées, les moyens d’encadrement et les modalités d’évaluation concernées.
– Quelques jours avant la formation, vous recevrez une convocation. Vous seront rappelés les horaires de la formation, le lieu de la formation et de restauration (hormis si la formation se déroule sur le site de l’entreprise). 
– Le jour J : Rendez-vous au jour, à l’heure et au lieu indiqués sur votre convocation (reçue par courriel).  Vous avez un ordinateur portable et vous voulez travailler dessus ? Prenez-le avec vous !

Vous recevez, en fin de formation :
– une enquête de satisfaction. Les points suivants sont abordés : intégration des compétences dans le quotidien, difficultés éventuelles, aspects positifs… Selon la formation il s’agit soit d’une enquête papier soit d’une enquête envoyée par mail, soit d’un appel téléphonique (avec votre accord).
– Le certificat de réalisation, si présentiel
– Le certificat de réalisation, si FOAD
– Le certificat de compétences, si envisagé
– Sur demande, un bilan annuel de la satisfaction des stagiaires est tenu à votre disposition. 

Les moyens techniques
Nous mettons à votre disposition des moyens techniques récents et complets.
Les formations et regroupements présentiels se déroulent dans les centres de formation agréés ou des salles louées tenant compte du critère géographique. Ces salles sont équipées de rétroprojecteurs, accessibles aux personnes à mobilité réduite et situées à proximité de lieux de restauration. 

Pour les formations à distance, LA BOITE A MOTS – SASU vous propose une plateforme de e-learning par l’intermédiaire de son site Internet.

Pour certaines formations, les candidats à la certification sont amenés, en fin de parcours, à animer une partie de leur examen devant un jury. Pour que ces regroupements présentiels se passent au mieux, nous mettons à disposition une salle équipée de tables et chaises, paperboard et feutres, vidéoprojecteur HDMI ou VGA, WI-FI, parking, lieu répondant aux normes ERP et d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite. Dans certains cas, l’examen peut être effectué en distanciel. 
Les prestations suivantes sont en revanche tarifées sur simple demande : imprimante, copieur et scanner A4 et A3, plastifieuse A4 et A3, relieuse A4, restauration.

Accès / hébergement / restauration
Les formations présentielles sont réalisées sur des sites différents selon les prestations. L’adresse vous sera communiquée dans la convocation, avec un plan et toutes les informations nécessaires. Tous les emplacements respectent les normes sanitaires en vigueur et les protocoles imposés (surface par stagiaire, aération, désinfection…).
Accès : selon le lieu de formation. 
Hébergement : quel que soit le lieu de la formation, des hébergements hôteliers sont présents à proximité des sites pour en faciliter l’accès.
Restauration et pause : selon le lieu choisi. Les informations vous seront communiquées dans votre convocation.
Votre formateur vous accueille et vous avez reçu ses coordonnées téléphoniques pour le joindre en cas de soucis. Vous pouvez aussi contacter votre référent pédagogique.

Droits d’auteur
L’ensemble des moyens pédagogiques fournis à l’apprenant est encadré par le respect des « droits d’auteur ». La documentation pédagogique remise lors des sessions de formation est protégée au titre des droits d’auteur et ne peut être réutilisée autrement que pour un strict usage personnel. 
Il est formellement interdit de se procurer une copie électronique (fichier) des documents pédagogiques distribués en cours de formation sauf autorisation expresse de l’Organisme notamment sur la plateforme de formation en ligne. Cette autorisation sera matérialisée par une flèche de téléchargement sur chaque document ou fiche pédagogique concernée

Abandon, absence, retard
Pour toute absence ou retard, le stagiaire contacte son formateur ou son responsable pédagogique par les moyens qu’il a à sa disposition. En cas d’absence injustifiée dans les 48 heures qui suivent le début du rendez-vous prévu, LA BOITE A MOTS – SASU contacte directement le stagiaire et en informe l’OPCO, Pôle Emploi ou le responsable du stagiaire dans le cas de formations prises en charge, et selon la convention et/ou contrat signé.
Pour éviter tout abandon, LA BOITE A MOTS – SASU s’engage à contacter les stagiaires par email et/ou téléphone (briefing, information, convocation…) avant l‘entrée en formation ou les rendez-vous des accompagnements.

Registre d’accessibilité pour la prise en charge des personnes en situation de handicap dans le cadre des activités de formations

MAJ. 11.07.2025

Référent handicap : 
Emilie Tranchant
Tel : 06 63 45 02 08
Mail : emilie@laboiteamots.fr
Lien vers l’AGEFIPH

[La boîte à mots]
Agence de conseil et organisme de formation – 5ème catégorie
dont le siège social se situe au 3047 avenue de la résistance – 83 000 Toulon
s’engage à faire son possible pour rendre ses services accessibles.

Notre référent handicap accompagne les personnes en situation de handicap dans leur prise en charge.
Nos formateurs suivent une sensibilisation à l’accueil de personnes en situation de handicap au travers d’outils proposés (plaquette du Ministère de la transition écologique et des solidarités « Bien accueillir les personnes handicapées » et autres documents internes mis à disposition lors de la « Formation formateur » obligatoire). 

Pour tout besoin d’accessibilité spécifique, les formations se déroulent dans tout lieu situé en centre-ville de Toulon et accessible par un dispositif spécifique.

Niveau d’accessibilité des prestations
Formations e-learning : accessibles par internet.
Formations en distanciel : accessibles par application internet (vidéo + audio avec formateur et les autres stagiaires).
Formations en présentiel : non conformes aux normes d’accessibilité́ au siège social. 

Pour tout besoin d’accessibilité spécifique, les formations se déroulent dans tout lieu situé en centre-ville de Toulon et accessible par un dispositif spécifique (notamment chez TVT Innovation).
Selon le type de handicap, si les formations ne peuvent pas toujours être suivies, il est conseillé́ aux personnes de se signaler et de contacter le réfèrent afin qu’il vous accompagne à trouver une solution et une orientation vers les bons réseaux et/ou des formations adaptées.

Règlement intérieur de l’organisme de formation [La boîte à mots] SASU

Établi conformément aux articles l6352-3 et l6352-4 et r6352-1 à r6352-15 du code du travail
MAJ. 11.07.2025

Préambule
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DU RÈGLEMENT
Le présent règlement s’applique à toutes les personnes participantes à une action de formation organisée par l’organisme de formation LA BOÎTE A MOTS – SASU. 

Un exemplaire est remis à chaque stagiaire.
Le règlement définit les règles d’hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions pouvant être prises vis-à-vis des stagiaires qui y contreviennent et les garanties procédurales applicables lorsqu’une sanction est envisagée.
Toute personne doit respecter les termes du présent règlement durant toute la durée de l’action de formation.

SECTION 1 : RÈGLES D’HYGIÈNE ET DE SÉCURITÉ 
ARTICLE 2 – PRINCIPES GÉNÉRAUX
La prévention des risques d’accidents et de maladies est impérative et exige de chacun le respect :
– des prescriptions applicables en matière d’hygiène et de sécurité sur les lieux de formation ;
– de toute consigne imposée soit par la direction de l’organisme de formation soit par le constructeur ou le formateur s’agissant notamment de l’usage des matériels mis à disposition.

Chaque stagiaire doit ainsi veiller à sa sécurité personnelle et à celle des autres en respectant, en fonction de sa formation, les consignes générales et particulières en matière d’hygiène et de sécurité.
S’il constate un dysfonctionnement du système de sécurité, il en avertit immédiatement la direction de l’organisme de formation.

Le non-respect de ces consignes expose la personne à des sanctions disciplinaires.

ARTICLE 3 – CONSIGNES D’INCENDIE
Les consignes d’incendie et notamment un plan de localisation des extincteurs et des issues de secours sont affichés dans les locaux choisis par l’organisme de formation. Le stagiaire doit en prendre connaissance.
En cas d’alerte, le stagiaire doit cesser toute activité de formation et suivre dans le calme les instructions du représentant habilité de l’organisme de formation ou des services de secours.
Tout stagiaire témoin d’un début d’incendie doit immédiatement appeler les secours en composant le 18 à partir d’un téléphone fixe ou le 112 à partir d’un téléphone portable et alerter un représentant de l’organisme de formation (numéro affiché sur le site Internet LA BOÎTE A MOTS – SASU).

ARTICLE 4 – BOISSONS ALCOOLISÉES ET DROGUES
L’introduction ou la consommation de drogue ou de boissons alcoolisées dans les locaux est formellement interdite. Il est interdit aux stagiaires de pénétrer ou de séjourner en état d’ivresse ou sous l’emprise de drogue dans l’organisme de formation. Les stagiaires auront accès lors des pauses aux postes de distribution de boissons non alcoolisées.

ARTICLE 5 – INTERDICTION DE FUMER
Il est formellement interdit de fumer dans les salles de formation et plus généralement dans l’enceinte de l’organisme de formation.

ARTICLE 6 – ACCIDENT
Le stagiaire victime d’un accident – survenu pendant la formation ou pendant le temps de trajet entre le lieu de formation et son domicile ou son lieu de travail – ou le témoin de cet accident avertit immédiatement la direction de l’organisme de formation.
Le responsable de l’organisme de formation entreprend les démarches appropriées en matière de soins et réalise la déclaration auprès de la caisse de Sécurité sociale compétente.

SECTION 2 : DISCIPLINE GÉNÉRALE 
ARTICLE 7 – ASSIDUITÉ DU STAGIAIRE EN FORMATION
Article 7.1. – horaires de formation
Les stagiaires doivent se conformer aux horaires fixés et communiqués au préalable par l’organisme de formation. Le non-respect de ces horaires peut entraîner des sanctions.
Sauf circonstances exceptionnelles, les stagiaires ne peuvent s’absenter pendant les heures de stage.

Article 7.2. – Abandons, absences, retards ou départs anticipés
En cas d’absence, de retard ou de départ avant l’horaire prévu, les stagiaires doivent avertir l’organisme de formation et s’en justifier.
En cas d’abandon, le stagiaire prévient l’organisme. Les modalités d’arrangement seront conformes à la convention de formation ou contrat de formation signé entre les parties.
L’organisme de formation informe immédiatement le financeur (employeur, administration, Fongecif, Région, Pôle emploi…) de cet évènement.
Tout évènement non justifié par des circonstances particulières constitue une faute passible de sanctions disciplinaires.
De plus, conformément à l’article R6341-45 du Code du travail, le stagiaire – dont la rémunération est prise en charge par les pouvoirs publics – s’expose à une retenue sur sa rémunération de stage proportionnelle à la durée de l’absence.

Article 7.3. – Formalisme attaché au suivi de la formation
Le stagiaire est tenu de renseigner la feuille d’émargement au fur et à mesure du déroulement de l’action. Il peut lui être demandé de réaliser un bilan de la formation.
A l’issue de l’action de formation, il se voit remettre une attestation de fin de formation et une attestation de présence au stage à transmettre, selon le cas, à son employeur/administration ou à l’organisme qui finance l’action.
Le stagiaire remet, dans les meilleurs délais, à l’organisme de formation les documents qu’il doit renseigner en tant que prestataire (demande de rémunération ou de prise en charges des frais liés à la formation ; attestations d’inscription ou d’entrée en stage…).

ARTICLE 8 – ACCÈS AUX LOCAUX DE FORMATION
Sauf autorisation expresse de la direction de l’organisme de formation, le stagiaire ne peut :
– entrer ou demeurer dans les locaux de formation à d’autres fins que la formation ; – y introduire, faire introduire ou faciliter l’introduction de personnes étrangères à l’organisme ;
– procéder, dans ces derniers, à la vente de biens ou de services.

ARTICLE 9 – TENUE
Le stagiaire est invité à se présenter à l’organisme en tenue vestimentaire correcte.

ARTICLE 10 – COMPORTEMENT
Il est demandé à tout stagiaire d’avoir un comportement garantissant le respect des règles élémentaires de savoir-vivre, de savoir être en collectivité́ et le bon déroulement des formations.

ARTICLE 11 – UTILISATION DU MATÉRIEL
Sauf autorisation particulière de la direction de l’organisme de formation, l’usage du matériel de formation se fait sur les lieux de formation et est exclusivement réservé à l’activité de formation. L’utilisation du matériel à des fins personnelles est interdite.
Le stagiaire est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est con é pour la formation. Il doit en faire un usage conforme à son objet et selon les règles délivrées par le formateur.
Le stagiaire signale immédiatement au formateur toute anomalie du matériel.

SECTION 3 : MESURES DISCIPLINAIRES 
ARTICLE 12 – SANCTIONS 
Tout manquement du stagiaire à l’une des prescriptions du présent règlement intérieur pourra faire l’objet d’une sanction prononcée par le responsable de l’organisme de formation ou son représentant.
Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions suivantes :
– rappel à l’ordre ;
– avertissement écrit par le directeur de l’organisme de formation ou par son représentant ;
– blâme ;
– exclusion temporaire de la formation ;
– exclusion définitive de la formation.

Les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites.

Le responsable de l’organisme de formation ou son représentant informe de la sanction prise :
– l’employeur du salarié stagiaire ou l’administration de l’agent stagiaire (NDLR : uniquement quand la formation se réalise sur commande de l’employeur ou de l’administration) ;
– et/ou le financeur du stage.

ARTICLE 13 – GARANTIES DISCIPLINAIRES
Article 13.1. – Information du stagiaire
Aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci n’ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui.
Toutefois, lorsqu’un agissement, considéré comme fautif, a rendu indispensable une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à cet agissement ne peut être prise sans que le stagiaire n’ait été au préalable informé des griefs retenus contre lui et éventuellement, que la procédure ci-après décrite ait été respectée.

Article 13.2. – Convocation pour un entretien
Lorsque le directeur de l’organisme de formation ou son représentant envisage de prendre une sanction, il est procédé de la manière suivante :
– il convoque le stagiaire – par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception ou remise à l’intéressé contre décharge – en lui indiquant l’objet de la convocation ;
– la convocation indique également la date, l’heure et le lieu de l’entretien ainsi que la possibilité de se faire assister par une personne de son choix stagiaire ou salarié de l’organisme de formation.

Article 13.3. – Assistance possible pendant l’entretien
Au cours de l’entretien, le stagiaire peut se faire assister par une personne de son choix, notamment le délégué du stage.
Le directeur ou son représentant indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire.

Article 13.4. – Prononcé de la sanction
La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus de quinze jours après l’entretien.
La sanction fait l’objet d’une notification écrite et motivée au stagiaire sous forme d’une lettre recommandée ou remise contre décharge.

Fait à Toulon, le 08 avril 2024   

Émilie Tranchant, présidente

PS : la signature du règlement intérieur par un stagiaire participant à une action de formation n’est pas prévue par le Code du travail. Une telle procédure peut permettre de s’assurer que le stagiaire est bien informé de ses droits et obligations avant l’entrée en formation. Toutefois, cette procédure ne doit pas déroger au principe de la délivrance de ce document au plus tard avant son inscription définitive et avant tout règlement de frais.